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數據采集器是為適應一些現場數據采集和掃描笨重物體的條碼符號而設計的，適合于脫機使用的場合。識讀時，與在線式設備相反，它是將掃描器帶到條碼符號前掃描，因此，又稱之為手持終端機、盤點機。有一定的編程能力，再配上應用程序便可成為功能很強的設備，從而可以滿足不同場合的應用需要。
許多企業在數據記載的各環節工作中，幾乎全靠手工完成，費時費力，易出差錯。例如：在倉庫作業管理過程中，進貨、退貨、出貨、盤點等日常活動全由手工完成，由于填寫瑣碎而復雜的表格及數據重復填寫，增加了工作量，所以工作容易出錯，效率低下。
面對這種情況，許多企業都要求引進一套計算機管理系統，但引進了計算機系統之后，才發現只解決了問題的一半，因為有了計算機軟件的支持，只可以解決有條件放置計算機的工作場合，而無條件放置計算機的工作環節中的手工抄寫狀況仍不能解決。
即使計算機解決了部分手工抄寫狀況，但不能改變大量的打印表格的數據在下一個計算機作業點重新輸入時而引發的瓶頸現象如果通過用數據采集器，再配置一套行之有效的作業流程，及時準確的掌握每單中每個商品的情況，對物品進行條碼掃描登記。還可以對物品查詢修改。同時，物品信息通過MODEM直接上傳計算中心。采用該設備后數據記載的各環節實現了數據的自動登錄，避免了數據的從新錄入問題。
每一個用戶都有自己的條碼碼制范圍，大多采集器都可以識別EAN碼、UPC碼等幾種甚至十幾種不同的碼制，但存在著很大差別。在物流企業應用中，還要考慮EAN128碼、庫德巴碼等。因此，用戶在購買時要充分考慮到自己實際應用中的編碼范圍，來選取合適的采集器。
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